V-Class PPSI "Pretest Susunan Staff dan Organisasi"

Proyek yang berhasil sangat tergantung pada orang-orang yang terlibat di dalam organisasi proyek tersebut. Apa saja yang diperlukan untuk memilih orang-orang yang terlibat ? Jelaskan !

Jawab:

KEPRIBADIAN

Kepribadian dapat berpengaruh kuat terhadap proyek. Berikut ini sebuah daftar dari kepribadian yang diinginkan untuk staf proyek.

1.      Anda membutuhkan seseorang yang dapat berkomunikasi, yang merupakan bagian dari sebuah tim, serta dapat berbagi pengetahuan dan ide-ide dengan baik, tetapi juga harus mau menjalankan ide-ide tersebut

2.      Anda membutuhkan seorang pendengar yang baik, seseorang yang akan mendengarkan pendapat orang lain dan mau mengakui jika pendapat-pendapat tersebut lebih baik

3.      Anda membutuhkan seorang yang terorganisir. Akan banyak tugas yang harus dilakukan, setiap tugas pada waktu yang tepat.

4.      Anda tidak membutuhkan seseorang yang perfeksionis. Pilihlah seorang yang dapat bekerja pada saat deadline. Selalu ada cara yang terbaik, tetapi jika hal ini berhasil sekarang, keluarkan sesuai waktu, dan simpan kemajuan ini untuk versi berikutnya.

5.      Anda membutuhkan seseorang yang mempunyai kemampuan teknik terbaik, seorang analitis dan logis, dengan pengalaman yang sesuai.

MEMBERIKAN TUGAS KEPADA INDIVIDU-INDIVIDU

Dalam bukunya “The Psychology of Computer Programming”, G. Weinberg menyatakan bahwa motivator terbesar dari seorang programmer adalah mempelajari hal baru. Selalu berikan tugas yang lebih menantang dari tugas sebelumnya. Tetapi jangan memberikan sebuah tugas yang rumit untuk Programmer Pemula – mungkin tidak akan selesai, dan tugas yang rumit ini pun juga tidak akan terselesaikan oleh para ahli.

Jika ada tugas-tugas yang berhubungan, berikan pada orang yang sama. Jika ada program yang berhubungan dengan program lain, berikan program ini kepada seseorang pada posisi yang sama (atau 2 orang yang sangat dekat).

Berikan tugas-tugas yang kritis dan tugas-tugas yang sulit kepada orang yang paling diandalkan. Orang yang dapat diandalkan bukanlah “Ahli” yang dapat menyelesaikan tugas dalam 2 hari, tetapi orang tersebut menyelesaikan dalam 4 atau 10 hari tergantung pada mood orang tersebut. Orang yang dapat diandalkan berkata “Tugas ini akan selesai 5 hari”, dan selama waktu itulah yang diperlukan.

Jangan memberikan tugas yang membuat seseorang menjadi tidak disiplin. IBM telah menemukan bahwa sebuah organisasi dimana Kepala Tim Programmer / Chief Programmer Team (CPT) sangat produktif. Dengan metode CPT, seorang kepala ahli programmer melakukan semua pengkodean yang rumit (80%), dibantu oleh para pemula untuk pengkodean yang lebih mudah (20%). Tetapi jika ketua pergi, maka anak buah akan menghilang.

Untuk mencegah hal ini, IBM biasanya menggunakan sebuah sistem bersahabat, dimana seorang programmer ditugaskan untuk bekerja dengan sangat dekat dengan kepala programmer, membantu dan berbagi muatan pekerjaan jika mungkin, dan mempelajari semua hal yang diketahui oleh kepala programmer.

MEMOTIVASI ORANG

PM adalah pelatih dari sebuah tim; PL adalah kapten. PM memimpin, memotivasi, mengajarkan dan menggunakan sedikit ancaman untuk mendapatkan tugas tersebut diselesaikan. PL bermain dalam tim dan memotivasi dengan memberi contoh. Kepemimpinan proyek (PM dan PL) harus selalu ada dan dapat melakukan pendekatan. Gunakan pendekatan MBWA (Management By Walking Around) seperti dalam buku “In Search of Excellence”, bagian 4. Ketika seseorang mendekati Anda dengan sebuah masalah pribadi atau teknik, lakukanlah hal ini : Diam dan dengarkan. Biasanya orang itu akan menjawab masalahnya, ketika menjelaskan masalah tersebut.

1.      Analisis Pekerjaan

Pekerjaan merupakan komponen dasar bagi struktur organisasi dan merupakan alat untuk mencapai tujuan organisasi. Analisis pekerjaan merupakan suatu proses untuk menentukan isi suatu pekerjaan, sehingga pekerjaan dapat dijelaskan kepada orang lain.

2.      Rekrutmen, Seleksi dan Orientasi

Secara umum dapat diutarakan, tenaga kerja yang diperlukan proyek dapat diperoleh dari salah satu atau beberapa sumber, yaitu :

·   Induk atau anak perusahaan (apabila proyek dimiliki oleh kelompok perusahaan), Daerah sekitar lokasi dan tempat proyek,

·    Sumber tenaga kerja nasional,

Sumber tenaga kerja internasional-individual expert, subcontracting, technical assistances, management assistances.

3.      Produktivitas

Secara umum yang banyak didapat dalam buku-buku teks, produktivitas mengandug arti sebagai perbandingan antara hasil yang dicapai (output) dengan keseluruhan sumber daya yang digunakan (input).

4.      Pelatihan dan Pengembangan

Program latihan dan pengembangan bertujuan untuk menutupi gap antara kecakapan karyawan dan permintaan jabatan, selain untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja karyawan dalam mencapai sasaran kerja.

 5.      Prestasi Kerja

Hasil penilaian prestasi kerja (performance appraisal)karyawan dapat memperbaiki keputusan-keputusan personalia dan memberikan umpan balik kepada karyawan tentang pelaksanaan kerja mereka.

6.      Kompensasi

Cara manajemen untuk meningkatkan prestasi kerja, motivasi, dan kepuasan kerja para karyawan adalah melalui kompensasi. Kompensasi dapat didefinisikan sebagai sesuatu yang diterima karyawan sebagai balas jasa untuk kerja mereka.

7.      Perencanaan Karier

Dapat dilihat bahwa konsep dasar perencanaan karier seseorang, adalah :

Karier sebagai suatu urutan promosi atau transfer ke jabatan-jabatan yang lebih besar tanggung jawabnya atau ke lokasi-lokasi yang lebih baik selama kehidupan kerja seseorang.

Karier sebagai petunjuk pekerjaan yang membentuk suatu pola kemajuan yang sistematik dan jelas (membentuk satu jalur karier).

Karier sebagai sejarah pekerjaan seseorang atau serangkaian posisi yang dipegangnya selama kehidupan kerja.

V-Class PPSI "Postest Susunan Staff dan Organisasi"

Tuliskan tugas / tanggung jawab masing-masing anggota tim proyek seperti Project Manager, Project Leader dan Programmer pada organisasi / tim proyek system informasi !

Jawab :

Tanggung jawab project manager :

1)   Tanggung jawab utama seorang PM adalah menyerahkan hasil akhir proyek dalam kriteria waktu, biaya dan performansi yang telah ditetapkan, termasuk profit yang ditargetkan.

2)   Tanggungjawab yang lain sangat bergantung pada ukuran proyek, kemampuan MP, asal proyek, dan tugas - tugas yang didelegasikan oleh pihak manajemen yang diatasnya.

Tanggung jawab project leader :

1)    Pimpinan Proyek adalah posisi kedua yang harus diisi. Sangatlah baik jika PM memilih orang ini. Pertama, PM harus bernegosiasi dengan Manajer Fungsional untuk tugas-tugas PL, kemudian yakinkan PL untuk bergabung dalam tim. PL terdaftar pada proposal karena banyak detail proposal dikerjakan oleh PL. Pekerjaan ini sangat bersifat teknis, karenanya pilihlah ahli yang terbaik. Jangan mencari orang yang tidak mempunyai pendirian.

2)    Lebih baik mencari orang yang dapat mengingat pembuatan detail keseluruha proyek tersebut. PL juga harus memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik. PL akan memimpin keseluruhan wawancara dengan user dan menjadi pengawas harian bagi programmer.

Tanggung jawab programmer :

1)   Melakukan koordinasi dengan System Analyst dan Database Administrator.

2)   Melakukan pekerjaan “scripting” berdasarkan modul-modul yang telah didesign oleh system analyst.

3)   Melakukan debugging terhadap modul-modul yang telah dibuat.

4)   Melakukan proses testing per modul.

5)   Melakukan proses testing keseluruhan.

6)   Membuat dokumentasi program.

Post-test Fase Disain

1). Apa saja yang perlu diperhatikan jika anda membuat desain sistem / software (menurut kaidah-kaidah pembuatan software ?

Jawab : Terdapat dua langkah dalam mendisain sistem software, yaitu :

1.       Pertama, bagilah sistem menjadi beberapa komponen secara fungsional.

2.       Kedua, hubungkanlah komponen-komponen tersebut.

Disain yang terstruktur (structured design), tujuan utama dari disain yang terstruktur adalah memecah sistem menjadi yang lebih kecil, teratur dan mudah untuk dibagun.

Langkah pertama, yaitu :

Ø   Desain Top Down (Top Down Design), masing-masing komponen utama atau kotak dalam TLD dipecah menjadi sub-bagian dimulai level teratas, kemudian turun ke level berikutnya, dst. Dimulai dengan MENU dan mendesainnya sebelum turun ke INQUIRY, UPDATE, dan REPORT GENERATION, yang akan diikuti dengan tingkat selanjutnya, jika ada.

Ø    Desain Bottom Up (Bottom Up Design), dalam kasus ini  mendesain dengan menggunakan pendekatan dari level bawah/rendah ke level atas. Hal ini sering ditemui pada kasus sistem pengontrolan proses dimana peralatan pengontrolan hardware pada level terbawah menentukan bagaimana sistem disatukan (integrasi sistem).

Siapa yang Membutuhkan Custom Software?

Software Custom / Sesuai Kebutuhan biasanya dipakai oleh Perusahaan, Institusi Pemerintahan untuk melayani Pelanggan, seorang entreprenur yang membutuhkan sistem yang lain dari yang ada dipasaran sesuai dengan kebutuhannya dan lain lain.

Manfaat Penerapan Perangkat Lunak di lingkungan Anda

Berikut ini adalah beberapa point penting Manfaat mengapa anda akan menerapkan Perangkat Lunak yang tepat untuk Perusahaan / Institusi Anda:

Efektif - Efisien.

Dengan Standar Operating Procedure ( SOP ) yang jelas maka karyawan akan lebih efektif langsung ke tujuan yang dibutuhkan pelanggan tanpa ada delay untuk proses yang berbelit belit. Dengan efektifitas yang baik sudah barang tentu perusahaan anda akan lebih baik citranya di mata customer anda.

Tanggung jawab antara satu karyawan dengan karyawan yang lain akan terlihat secara jelas apabila ada delay di salah satu bagian untuk proses tertentu. Misalnya apakah suatu proses berhenti pada proses perijinan - pergudangan - pengiriman bisa di monitor secara jelas dalam suatu system perangkat lunak. Ini merupakan suatu efisiensi yang besar dalam pengelolaan sebuah kinerja suatu usaha / institusi.

Lebih Hemat

Penerapan Perangkat Lunak ( Software ) yang tepat dapat menghemat pengeluaran misalnya dalam hal pencetakan dokumen.  Dokumen akan dicetak sesuai dengan kebutuhan saja untuk yang membutuhkan. Pihak pimpinan tidak perlu mendapatkan dokumen cetak apabila untuk laporan sesaat saja karena semua informasi sudah bisa di dapatkan melalui Perangkat lunak Anda.

Selain itu dengan Perangkat Lunak yang tepat dapat menghemat biaya komunikasi. Misalnya antara pimpinan dengan bawahan akan melihat data di perangkat lunak dan tanpa komunikasi keduanya juga akan sama sama paham untuk menindaklanjutinya. Begitu juga antara Kantor Cabang dan Kantor Pusat. Hal ini akan mengurangi biaya komunikasi voice antara satu karyawan dengan karyawan lain di beda kantor. Penghematan dalam artian cost telepon dan efisiensi waktu kerja karyawan.

Terdokumentasi

Semua catatan / informasi dari sebuah transaksi dengan pelanggan tidak akan bertebaran kemana mana, karena semua data telah di organisasi dengan baik dengan sebuah database yang menangani transaksi tersebut. Untuk tahun tahun yang sudah berjalan, data tersebut dapat di arsipkan dan di backup untuk kepentingan auditor sewaktu waktu.

Kredibilitas lebih baik ke Customer

Semua informasi rekam jejak dari customer didokumentasikan dengan baik oleh Perangkat Lunak, dan dengan sistem yang baik informasi tersebut dapat disajikan dalam hitungan detik untuk menunjang kebutuhan informasi ke customer. Customer yang nyaman, akurat dan cepat di layani akan meningkatkan kredibilitas perusahaan / institusi anda.

Akuntable dan Auditable

Informasi mengenai data rekam jejak Pelanggan, Barang, Keuangan, Semuanya bersifat akuntable (dapat dihitung secara uptodate) tanpa bantuan karyawan misalnya jumlah stok barang A atau Kondisi keuangan pada saat tanggal sekian dapat diketahui dengan sangat mudah.

Selain itu dengan bantuan Perangkat Lunak semua informasi auditable ( Dapat diaudit ) dengan mudah dan terdokumentasi. Misalnya ketidak sesuaian keuangan antara sistem keuangan dengan aslinya dapat ditelusuri dengan mudah sehingga terjadi kejelasan kinerja dari suatu bagian.

Lebih cepat dalam Pengambilan Keputusan

Dengan perubahan informasi yang cepat diketahui, pihak Executive / Manajemen akan lebih cepat mengambil tindakan terkait dengan kondisi yang sebenarnya. Misalnya Fluktuasi harga barang yang tidak menentu dibanding dengan jumlah stok yang kurang memadai maka pihak manajemen akan mampu untuk menyikapinya dengan responsif.

Informasi Data secara Realtime

Informasi akan lebih mudah diakses secara Realtime dengan Software / Perangkat Lunak yang sesuai dengan kebutuhan Anda. Contohnya adalah informasi Stok Barang A pada tanggal dan Jam sekian akan lebih mudah memantaunya karena data stok barang merupakan pengurangan pemakaian stok barang.

Otomatisasi System Usaha

Informasi Pelanggan akan secara otomatis di delegasikan kepada pegawai yang tepat. Dan setiap proses di suatu bagian selesai akan memberikan notifikasi otomatis ke bagian selanjutnya.

Dapat diakses dimana saja dan oleh siapa saja yang berhak

Informasi dari perangkat lunak tersebut dapat di buat private / dapat diakses oleh orang tertentu saja. Informasi tersebut juga dapat di buat publik untuk bagian tertentu saja sesuai dengan kebutuhan informasi pelanggan atau pihak manajemen lain di kantor pusat.

Aspek aspek yang perlu diperhatikan dalam membuat Perangkat Lunak

Logika / Alur Program yang Tepat

·         Inti dari sebuah software adalah logika 

Bahasa Pemrograman yang sesuai dengan Kebutuhan

·       Pemilihan Bahasa pemrograman yang sesuai kebutuhan merupakan sesuatu yang penting dilakukan diawal dalam tahapan Analisa kebutuhan pembuatan software. beberapa pertimbanganya adalah sebagai berikut :

1.       Apakah software tersebut harus dapat diakses oleh siapa saja dan dimana saja.

2.       Berapakah Jumlah transaksi per berapa menitnya untuk software tersebut.

3.       Apakah system tersebut berinteraksi dengan banyak user.

4.       Apakah ada sistem otomatisasi seperti tugas yang selalu berjalan setiap jamnya.

5.       Apakah pelanggan mau berinvestasi untuk menggunakan software lisensi seperti Oracle / Microsoft untuk Database Systemnya.

·        Hal hal tersebut diatas diantaranya yang mendasari kebutuhan dari pemilihan bahasa pemrograman. Untuk saat ini kami menyediakan beberapa bahasa pemrograman untuk memenuhi kebutuhan anda sesuai dengan kebutuhan. Beberapa bahasa pemrograman spesialisasi kami adalah sbb :

1.    PHP - PERL  : Gabungan keduanya merupakan bahasa disisi server yang tangguh untuk solusi web programming dan web services. 

2.       HTML 5 & CSS 3  untuk tampilan menarik dan interaktif yang berjalan di Web Browser.

3.   Ajax & Javascript untuk Interaktivity Program dengan menggunakan media web Browser seperti Mozilla , IE , Chrome dll.

4.       Action Script / Flash.

5.     Mobile Programming  baik untuk SmartPhone  - Tablet maupun Smart TV. Saat ini spesialisasi kami adalah Native Android Programming.

6.       Adobe Air dan Adobe Flex untuk solusi alternatif Desktop Programming.

7.       C++ untuk keandalan Dekstop Programing.

8.       Visual Basic & Delphi  untuk solusi Desktop.

9.       MySQL - SQL Server - SQLite dan sejenisnya untuk solusi database engine.

Sekurity Sistem

·       Dalam membuat suatu sistem Perangkat Lunak / Software haruslah diperhatikan sisi keamanan dari system tersebut. Mulai dari Setting Server, apabila menggunakan Windows akan banyak sekali virus atau trojan yang siap untuk menghambat keamanan system anda. Apabila menggunakan Server Linux maka harus dikonfigurasi dengan baik karena default dari sistem linux adalah sekuritinya banyak yang terbuka. Oleh karenanya memang harus di cermati dengan seksama sisi ini. Level ini adalah keamanan Jaringan dari suatu sistem. Dari sisi software ada beberapa sisi keamanan yang mungkin akan menjadi celah untuk diretas. Salah satunya adalah karena bug / logika yang kurang sempurna dari developer software tersebut. Oleh karenanya memang harus benar benar diperhatikan rancangan dari sistem tersebut, siapa orang orang yang bertanggung jawab dalam development software tersebut dan bagaimana proses testing terhadap bug tersebut dilakukan. Intinya dalam membuat software tidak hanya asal jadi akan tetapi seberapa bagus logika developer tersebut. Hal ini dapat diketahui dengan portofolio dari developer tersebut. Ketiga adalah dari sisi Desain Database sebuah software. Apakah desainnya benar benar bagus karena suatu sistem database ini akan menyimpan semua informasi dilingkungan anda. Apabila relasi dan desain datanya kurang begitu sempurna akan menjadikan suatu masalah di kemudian hari.

User Interface yang bagus dan mudah untuk digunakan

·    Interaksi antara software dengan pengguna juga sangat penting untuk diperhatikan. Hal ini akan meningkatkan efektifitas dan efisiensi kinerja dari pengguna software itu sendiri dan sistem secara keseluruhan. Desain tampilan yang baik - urutan / flow program yang benar merupakan pertimbangan yang harus diperhatikan benar benar dalam proses development sebuah software.

Kesesuaian dengan Kebutuhan

·         Suatu sistem software haruslah dapat sesuai dengan kebutuhan pelanggan yang memesannya dengan sempurna. Misalnya  untuk akuntansi haruslah dapat menghitung barang barang yang kena pajak dan tidak dikenai pajak dengan sempurna.

Sistem software bukanlah input data - output data. Proses adalah Kuncinya

·     Sistem software yang baik tidaklah hanya proses memasukkan / Input data saja kemudian meng-outputkannya saja. Akan tetapi "Proses" transformasi dari data menggunakan rumus - aturan - kaidah kaidah yang berkaitan untuk satu pengguna dan pengguna lainnya adalah suatu hal yang harus diperhitungkan. 

Desain sistem yang modular yang terintegrasi

·    Dalam membuat sistem software lebih baik apabila antara satu bagian dengan bagian yang lain terintegrasi secara modular. Misalnya dalam suatu restoran bagian dapur dan penjualan terintegrasi secara sempurna. Dapur mengetahui stok yang masih tersedia sehingga dapat mempersiapkan lebih dini. dalam mengetahui stok tersebut akan lebih baik informasinya melalui software dibandingkan melalui media cetak seperti cetak excel. Inilah yang disebut dengan terintegrasi.  Selain itu sistem ini haruslah modular. Perubahan dari sistem proses penjualan haruslah minor perubahan pada proses di dapur. Hal ini akan lebih memudahkan apabila akan dikembangkan ke bagian sebelumnya misalnya pergudangan dsb.

Multi User Multi Privillege

·  Setiap pengguna dari sistem software haruslah mengakomodasi kebutuhan dari pengguna penggunanya. Kebutuhan Penjualan tentulah berbeda dengan kebutuhan pengguna dapur / pergudangan. Kebutuhan User A sebagai karyawan penjualan tentulah berbeda dengan user B yang memiliki wewenang sebagai Pimpinan dalam suatu perusahaan. Fleksibilitas pengaturan dari masing masing pengguna dengan hak hak aksesnya merupakan sesuatu yang harus diperhatikan dalam software yang baik.

Tahapan Dalam Pembuatan Perangkat Lunak

1.       Analisa Kebutuhan Customer

2.       Presentasi Rancangan dan Batasan batasan Pengerjaan

3.       Rancangan Anggaran dan Negosiasi Kontrak Kerja

4.       Perancangan Prototype

5.       Presentasi Prototype ke Customer

6.       Desain Arsitektur Software

7.       Pembuatan Kode Bahasa Pemrograman Perangkat Lunak

8.       Alpha Testing

9.       Beta Testing

10.   Implementasi Ke Customer.

11.   Proses Maintenance Program

Panduan Rincian Biaya Software Development

·        Dalam membangun sebuah Software sangat tergantung pada beberapa aspek, beberapa diantaranya adalah :

1.       Seberapa Besar Cakupan dari Software Tersebut.

2.       Seberapa Rumit Proses - proses yang ada di dalamnya.

3.       Apakah sudah tersedia data standar untuk menjadi bahan inputan.

4.    Seberapa banyak peran pengguna dalam berinteraksi dengan software tersebut. Multi User - Multi View - Multi Privillege.

5.       Perangkat Keras dan Perangkat Lunak pendukung yang harus dikonfigurasi.

6.       Apakah Environment Pendukung support terhadap software tersebut

7.   Apakah pihak customer bisa dengan baik mengkomunikasikan problem / masalah yang akan di software kan / Perangkat Lunak beserta batasan batasannya.

8.       Output yang diinginkan apakah standar atau harus spesifik dengan kriteria tertentu.

9.       Apakah sudah tersedia sistem IT dilingkungan customer.

10.   Apakah sudah tersedia Brainware / Pegawai yang sudah memiliki pengetahuan tentang sistem IT.

11.   Apakah sistem sudah mempunyai pegawai IT yang siap untuk maintenance sistem IT.s

PRETEST FASE DISAIN

1) Perlukah dilakukan kegiatan disain sebelum melakukan pemrograman? Jika ya, apa saja yang harus dipersiapkan sebelum memulai kegiatan tersebut. Jelaskan !

Jawab : Ya, perlu dilakukan fase desain sebelum melakukan pemprograman. Beberapa hal yang harus dipersiapkan sebelum memulai kegiatan desain, yaitu :

Perencanaan adalah membuat semua rencana yang berkaitan dengan proyek sistem informasi. kalau kita ingin membangun rumah maka kita akan melakukan perencanaan bagaimana pondasinya , bagaimana struktur bangunannya, mau memakai material apa saja, apa warna dindingnya, tak ketinggalakan pula merencanakan anggaran budget yang harus kita keluarkan. begitu pula untuk membangun sistem informasi, sistem informasi apa saja, sistem informasi HRD, Logistik, Finance semuanya harus direncanakan. Dalam perencanaan, hampir semua pihak yang terlibat dalam proyek sistem informasi harus diikutsertakan, mulai manajer proyek (Project Manager) , user, calon pengguna sistem informasi, Busines Process Analyst , Sistem Analyst, Programmer sampai Tester.

Ada point-point penting perencanaan yang perlu dibuat dalam membangun sistem informasi :

• Feasility study, yaitu membuat studi kelayakan untuk sistem informasi yang akan dibuat, seperti membuat kajian bagaimana proses bisnis akan berjalan dengan sistem baru dan bagaimana pengaruhnya.
• Budget, yaitu membuat alokasi dan pengaturan pembiayaan proyek, termasuk biaya perjalanan dan biaya lembur.
• Sumber daya, yaitu membuat alokasi sumber daya yang akan dipakai dalam proyek, misalnya jumlah tim, ketersediaan perangkat komputer dan sumber daya yang lain.
• Cakupan (Scope) , yaitu menentukan batasan ruang lingkup sistem informasi yang akan dibangun.
• Alokasi waktu, yaitu membuat alokasi waktu untuk keseluruhan proyek, setiap langkah, setiap tim, dan masing-masing aktifitas, mulai perencanaan sampai saat sistem informasi go live.

Aspek Bisnis di Bidang Teknologi Informasi

1.      Prosedur Pendirian Badan Usaha IT

Dari beberapa referensi dijelaskan lingkungan usaha dapat dikelompokkan menjadi 2 faktor, yaitu faktor lingkungan ekonomi dan faktor lingkungan non ekonomi.

Faktor lingkungan ekonomi meliputi segala kejadian atau permasalahan penting di bidang perekonomian nasional, yang dapat mempengaruhi kinerja dan kelangsungan hidup dari suatu perusahaan. Sedangkan faktor lingkungan non ekonomi merupakan pristiwa atau isu yang menonjol dibidang politik,keamanan,sosial dan budaya yang mempengaruhi kelangsungan hidup pelaku usaha.

Dalam prakteknya faktor-faktor ekonomi dan non-ekonomi yang tidak dapat dikendalikan oleh pimpinan perusahaan sangat luas dan banyak ragamnya. Sehingga hal ini kadang-kadang membingungkan kita untuk dapat mengamatinya dengan baik . Pada bahasan ini kami pengelompokan berbagai ragam lingkungan eksternal ini menjadi 5(lima) dimensi lingkungan eksternal perusahaan.

Klasifikasi Dimensi Lingkungan Eksternal Kegiatan Usaha:

1.      Perekonomian Global dan Kerjasama Internasional (Ekonomi).

2.      Pembangunan dan Perekonomian Nasional (Ekonomi).

3.      Politik, Hukum dan Perundang-Undangan (Non-Ekonomi).

4.      Teknologi (Non-Ekonomi).

5.      Demografi, Sosial dan Budaya (Non-Ekonomi) .

Selanjutnya untuk membangun sebuah badan usaha, terdapat beberapa prosedur peraturan perizinan,yaitu:

1. Tahapan pengurusan izin pendirian

Bagi perusahaan skala besar hal ini menjadi prinsip yang tidak boleh dihilangkan demi kemajuan dan pengakuan atas perusahaan yang bersangkutan. Hasil akhir pada tahapan ini adalah sebuah izin prinsip yang dikenal dengan Letter of Intent, yang dapat berupa izin sementara, izin tetap hinga izin perluasan. Untk beerapa jenis perusahaan misalnya, sole distributor dari sebuah merek dagang, Letter of Intent akan memberi turunan berupa Letter of Appointment sebagai bentuk surat perjanjian keagenan, yang merupakan izin perluasan jika perusahaan ini memberi kesempatan pada perusahaan lain untuk mendistribusikan barang yang diproduksi. Berikut ini adalah dokumen yang diperlukan, sebagai berikut :

·         Tanda Daftar Perusahaan (TDP)

·         Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP)

·         Bukti diri

Selain itu terdapat beberapa Izin perusahaan lainnya yang harus dipenuhi :

Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP), diperoleh melalui Dep. Perdagangan

Surat Izin Usaha Industri (SIUI), diperoleh melalui Dep. Perindustrian

·         Izin Domisili

·         Izin Gangguan.

·         Izin Mendirikan Bangunan (IMB)

·         Izin dari Departemen Teknis

2. Tahapan pengesahan menjadi badan hukum

Tidak semua badan usaha mesti ber badan hukum. Akan tetapi setiap usaha yang memang dimaksudkan untuk ekspansi atau berkembang menjadi berskala besar. maka hal yang harus dilakukan untuk mendapatkan izin atas kegiatan yang dilakukannya tidak boleh mengabaikan hukum yang berlaku. Izin yang mengikat suatu bentuk usaha tertentu di Indonesia memang terdapat lebih dari satu macam. Adapun pengakuan badan hukum bisa didasarkan pada Kitab Undang-Undang Hukum Dagang (KUHD), hingga Undang-Undang Penanaman Modal Asing ( UU PMA ).

 3. Tahapan penggolongan menurut bidang yang dijalani

Badan usaha dikelompokkan kedalam berbagai jenis berdasarkan jenis bidang kegiatan yang dijalani. Berkaitan dengan bidang tersebut, maka setiap pengurusan izin disesuaikan dengan departemen yang membawahinya seperti kehutanan, pertambangan, perdagangan, pertanian dsb.

4. Tahapan mendapatkan pengakuan, pengesahan dan izin dari departemen lain yang terkait.

Departemen tertentu yang berhubungan langsung dengan jenis kegiatan badan usaha akan mengeluarkan izin. Namun diluar itu, badan usaha juga harus mendapatkan izin dari departemen lain yang pada nantinya akan bersinggungan dengan operasional badan usaha misalnya Departemen Perdagangan mengeluarkan izin pendirian industri pembuatan obat berupa SIUP. Maka sebgai kelanjutannya, kegiatan ini harus mendapatkan sertifikasi juga dari BP POM, Izin Gangguan atau HO dari Dinas Perizinan, Izin Reklame.

2.      Kontrak Kerja IT

1. Masa Percobaan

Masa percobaan dimaksudkan untuk memperhatikan calon buruh (magang), mampu atau tidak untuk melakukan pekerjaan yang akan diserahkan kepadanya serta untuk mengetahui kepribadian calon buruh (magang).

2. Yang Dapat Membuat Perjanjian Kerja

Untuk dapat membuat (kontrak) perjanjian kerja adalah orang dewasa.

3. Bentuk Perjanjian Kerja

Bentuk dari Perjanjian Kerja untuk waktu tertentu berbeda dengan perjanjian kerja untuk waktu tidak tertentu. 

 4. Isi Perjanjian Kerja

Pada pokoknya isi dari perjanjian kerja tidak dilarang oleh peraturan perundangan atau tidak bertentangan dengan ketertiban atau kesusilaan. Dalam praktek, pada umumnya isi perjanjian kerja biasanya mengenai besarnya upah, macam pekerjaan dan jangka waktunya.

5. Jangka Waktu Perjanjian Kerja Untuk Waktu Tertentu

Dalam perjanjian kerja untuk waktu tertentu yang didasarkan atas jangka waktu tertentu, dapat diadakan paling lama 2 (dua) tahun dan dapat diperpanjang hanya 1 (satu) kali saja dengan waktu yang sama, tetapi paling lama 1 (satu) tahun. Untuk mengadakan perpanjangan pengusaha harus memberitahukan maksudnya secara tertulis kepada buruh selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari sebelum perjanjian kerja untuk waktu tertentu tersebut berakhir.

Perjanjian kerja untuk waktu tertentu yang didasarkan atas jangka waktu tertentu dapat diperbaharui hanya 1 (satu) kali saja dan pembeharuan tersebut baru dapat diadakan setelah 21 (dua puluh satu) hari dari berakhirnya perjanjian kerja untuk waktu tertentu tersebut.

6. Penggunaan Perjanjian Kerja

Perjanjian kerja untuk waktu tertentu hanya dapat diadakan untuk pekerjaan tertentu yang menurut sifat, jenis atau kegiatannya akan selesai dalam waktu tertentu.

7. Uang Panjar

Jika pada suatu pembuatan perjanjian kerja diberikan oleh majikan dan diterima oleh buruh uang panjar, maka pihak manapun tidak berwenang membatalkan kontrak (perjanjian) kerja itu dengan jalan tidak meminta kembali atau mengembalikan uang panjar (Pasal 1601e KUH Perdata). Meskipun uang panjar dikembalikan atau dianggap telah hilang, perjanjian kerja tetap ada.

3.      Prosedur Pengadaan Tenaga Kerja

1.  Perencanaan Tenaga Kerja

Perencanaan tenaga kerja adalah penentuan kuantitas dan kualitas tenaga kerja yang dibutuhkan dan cara memenuhinya. Penentuan kuantitas dapat dilakukan dengan dua cara yaitu time motion study dan peramalan tenaga kerja. Sedangkan penentuan kualitas dapat dilakukan dengan Job Analysis. Job Analysis terbagi menjadi dua, yaitu Job Description dan Job Specification / Job Requirement.

Tujuan Job Analysis bagi perusahaan yang sudah lama berdiri yaitu untuk reorganisasi, penggantian pegawai, dan penerimaan pegawai baru.

2.  Penarikan Tenaga Kerja

Penarikan tenaga kerja diperoleh dari dua sumber, yaitu sumber internal dan sumber eksternal.

Sumber internal yaitu menarik tenaga kerja baru dari rekomendasi karyawan lama dan nepotisme, berdasarkan sistem kekeluargaan, misalnya mempekerjakan anak, adik, dan sebagainya. Keuntungan menarik tenaga kerja dari sumber internal yaitu lowongan cepat terisi, tenaga kerja cepat menyesuaikan diri, dan semangat kerja meningkat. Namun kekurangannya adalah menghambat masuknya gagasan baru, terjadi konflik bila salah penempatan jabatan, karakter lama terbawa terus, dan promosi yang salah mempengaruhi efisiensi dan efektifitas. Tujuan menarik tenaga kerja dari sumber internal adalah untuk meningkatkan semangat, menjaga kesetiaan, memberi motivasi, dan memberi penghargaan atas prestasi. Sumber eksternal yaitu menarik tenaga kerja baru dari lembaga tenaga kerja, lembaga pendidikan, ataupun dari advertising, yaitu media cetak dan internet. Keuntungan menarik tenaga kerja dari sumber eksternal adalah dapat meminimaslisasi kesalahan penempatan jabatan, lebih berkualitas dan memperoleh ide baru/segar. Namun kekurangannya adalah membutuhkan proses yang lama, biaya yang cukup besar, dan rasa tidak senang dari pegawai lama. Tujuan menarik tenaga kerja dari sumber eksternal adalah untuk memperoleh gagasan/ide baru dan mencegah persaingan yang negative.

3.  Seleksi Tenaga Kerja

Ada lima tahapan dalam menyeleksi tenaga kerja, yaitu seleksi administrasi, tes kemampuan dan psikologi, wawancara, tes kesehatan dan referensi (pengecekan). Terdapat dua pendekatan untuk menyeleksi tenaga kerja, yaitu Succecive Selection Process dan Compensatory Selection Process. Succecive Selection Process adalah seleksi yang dilaksanakan secara bertahap atau sistem gugur. Compensatory Selection Process adalah seleksi dengan memberikan kesempatan yang sama pada semua calon untuk mengikuti seluruh tahapan seleksi yang telah ditentukan.

4.  Penempatan Tenaga Kerja

Penempatan tenaga kerja adalah proses penentuan jabatan seseorang yang disesuaikan antara kualifikasi yang bersangkutan dengan job specification-nya. Indikator kesalahan penempatan tenaga kerja yaitu tenaga kerja yang tidak produktif, terjadi konflik, biaya yang tinggi dan tingkat kecelakaan kerja tinggi.

4.    Prosedur Pengadaan Barang dan Jasa

Jenis – jenis metode pemilihan penyedia barang dan jasa ada empat, yaitu : Metode Pelelangan   Umum, Pelelangan Terbatas, Pemilihan Langsung, dan Penunjukan Langsung. Jika menggunakan metode Penunjukan Langsung, maka prosedur pemilihan penyedia barang dan jasa seperti berikut :

·         Penilaian kualifikasi

·         Permintaan penawaran dan negosiasi harga

·         Penetapan dan penunjukan langsung

·         Penunjukan penyedia barang/jasa

·         Pengaduan

·         Penandatangan kontrak

5.      Contoh draft  kontrak kerja untuk proyek Teknologi Informasi

SURAT PERJANJIAN KONTRAK KERJA
SERVICE DAN PERAWATAN HANDPHONE

Yang bertanda tangan dibawah ini :

• NAMA : RESTINA NAINGGOLAN
• JABATAN : KEPALA MANAJER
• PERUSAHAAN : PT. SEJAHTERA
• ALAMAT : JL.LEBAK NO.73 KEC. CIMANGGIS, KEL. TUGU

DEPOK, 16302

• Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama PT. SEJAHTERA, selanjutnya disebut PIHAK PERTAMA.

• NAMA : JOKO
• JABATAN : TEKNISI
• PERUSAHAAN : PT. MAJU JAYA
• ALAMAT : Jl. Margonda Raya No.100, Pd. Cina, Beji, Kota Depok, Jawa Barat

• Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama PT. MAJU JAYA, selanjutnya disebut PIHAK KEDUA.

• Bahwa Pihak Kedua adalah seorang Teknisi Freelance yang bergerak dalam
bidang usaha jasa dan perdagangan informasi teknologi.
• Bahwa antara Kedua belah pihak telah mufakat untuk mengadakan perjanjian kontrak service pemeliharaan dan perbaikan handphone pada kantor Pihak Pertama dengan biaya sebesar

Rp. 3.000.000 / Bulan

• Dengan ketentuan sebagai berikut :

Pasal 1
BENTUK KONTRAK KERJA

1. Bentuk kontrak kerja adalah pelaksanaan kegiatan Maintenance Support and Services Jasa Perbaikan Handphone (Layar LCD,Charger, Baterai, MicroSD, dan Touchscreen )

2. Daftar, jumlah dan klasifikasi komputer (Layar LCD,Charger, Baterai, MicroSD, dan Touchscreen) yang menjadi tanggung jawab Pihak Kedua sebagaimana terlampir.

Pasal 2
  RUANG LINGKUP KERJA

• Ruang lingkup kerja jasa perbaikan handphone adalah sebagai berikut :
1. Seluruh perbaikan kerusakan (Layar LCD,Charger, Baterai, MicroSD, dan Touchscreen), daftar dan spesifikasinya sesuai dengan pasal 1 ayat 2 sebagaimana terlampir

2. Install software dan perbaikan installasi jaringan (LAN), tidak termasuk konfigurasi ulang kabel dan instalasi kabel jaringan baru

Pasal 3
JANGKA WAKTU PELAKSANAAN

• Jangka waktu pelaksanaan kontrak kerja jasa service handphone ini berlangsung selama 2 Bulan, dan kontrak kerja ini dapat diperpanjang untuk masa kerja Bulan berikutnya dengan ketentuan yang sama dan atau ada beberapa perubahan yang disepakati bersama.

Pasal 4
SISTEM KERJA

1. Pihak Kedua akan melakukan kunjungan service wajib sebanyak dua kali dalam sebulan
2. Pihak Kedua akan melakukan kunjungan service wajib ke tempat Pihak Pertama minggu pertama dan minggu ketiga tiap bulannya.
3. Diluar kunjungan service Pihak Kedua wajib memenuhi setiap panggilan Pihak Pertama apabila ada perangkat komputer/jaringan yang rusak selambat-lambatnya 2 x 24 Jam Pihak Kedua sudah harus memperbaiki perangkat handphone tersebut.

Pasal 5
ANGGARAN BIAYA

1. Pihak Pertama setuju untuk membayar jasa perbaikan bulanan handphone kepada Pihak Kedua sesuai dengan kontrak yang telah disepakati
2. Khususnya untuk LCD dan Charger pembayaran dilakukan diluar kontrak service dengan kesepakatan baru sesuai perjanjian kedua belah pihak
3. Jasa perbaikan service handphone dan jaringan sebagaimana dimaksud pada pasal 5 ayat (1) belum termasuk biaya untuk penggantian spare part
4. Penyesuaian biaya jasa perbaikan handphone akan dilakukan setiap 3 bulan sekali atau dengan kesepakatan bersama.

Pasal 6
PEMBAYARAN JASA SERVICE

• Pembayaran jasa service handphone dilakukan oleh Pejabat Bagian Keuangan yang ditunjuk oleh Pihak Pertama setelah mendapatkan surat tagihan yang disampaikan oleh Pihak Kedua paling lambat tanggal 20 (dua puluh) setiap bulannya.

Pasal 7
HAK DAN KEWAJIBAN

• Kewajiban Pihak Pertama
1. Menyediakan ruangan dan fasilitas kerja bagi Pihak Kedua untuk melakukan kegiatan, terutama untuk kegiatan-kegiatan sevice besar
2. Membayarkan jasa service kepada Pihak Kedua paling lambat tanggal 20 setiap bulannya
3. Membayar penggantian pembelian komponen (spare part) yang dilakukan oleh Pihak Kedua atas persetujuan dari Pihak Pertama
4. Semua Spare Part yang dibeli mendapatkan garansi dari Pihak Kedua disesuaikan dengan jenis barang yang dibeli.

• Hak Pihak Pertama
1. Memberikan peringatan (teguran) baik secara lisan atau tertulis jika Pihak Kedua tidak menjalankan tugas dan kewajibannya
2. Memotong biaya jasa service dan atau menunda pembayaran dalam jangka waktu tertentu jika Pihak Kedua tidak menjalankan tugas dan kewajibannya sesuai dengan ketentuan yang telah disepakati oleh kedua belah pihak
3. Pihak pertama berhak mendapatkan jaminan kepada Pihak Kedua bahwa semua perlengkapan (handhpone) yang ada di Lab / Kantor dalam keadaan baik (dapat beroperasi dengan baik), dan semua komponen (spare part) yang diganti mendapatkan garansi (garansi spare part tidak termasuk jika terbakar atas kesalahan petugas (user) di kantor dan atau atas bencana alam)
4. Berhak mendapatkan perlindungan data dan jaminan kerahasiaan data dari Pihak Kedua.

• Kewajiban Pihak Kedua
1. Melakukan kegiatan service dan memperbaiki semua perlengkapan handphone yang ada di tempat Pihak Pertama dari kerusakan dan keausan
2. Membuat rencana kerja/service bulanan.
3. Memberikan ide-ide dan saran yang dikira perlu kepada Pihak Pertama demi keamanan penggunaan Handhpone
4. Memberikan jaminan atas kerahasiaan data Pihak Pertama tanpa terkecuali

• Hak Pihak kedua
1. Mendapatkan pembayaran jasa service handphone setiap bulan
2. Meminta penggantian uang atas pembelian spare part yang diganti sesuai dengan bukti pembelian spare part
3. Memberikan masukan dan pertimbangan khusus kepada Pihak Pertama atas kegiatan yang dilakukan oleh pegawai dan petugas kantor (perangkat handphone rusak akibat kelalian user/pengguna)

Pasal 8
LAIN-LAIN
• Hal-hal yang belum diatur dalam surat perjanjian kerjasama ini akan dibicarakan kemudian hari dan akan dicatatkan pada lampiran tambahan surat kesepakatan kontrak kerja service handphone ini.

Pasal 9
PENUTUP

1. Surat perjanjian kerjasama ini dibuat tanpa ada tekanan dan paksaan sedikitpun.

2. Surat perjanjian kontrak kerja service handphone ini dibuat rangkap 2 (dua) diatas kertas bermatrai cukup dengan mempunyai kekuatan hukum yang sama.

        Jakarta, 6 Mei 2011

 PIHAK PERTAMA                                                                                    PIHAK KEDUA
                                                                                  

KEPALA MANAJER                                                                                           TEKNISI

(Restina Nainggolan)                                                                                       (Joko Ksatria)

SUMBER :

http://jijidzone.blogspot.co.id/2011/05/contoh-draft-kontrak-kerja-untuk-proyek.html

http://aduk-udik.blogspot.co.id/2011/04/draft-kontrak-kerja-untuk-proyek-it.html

http://dokumen.tips/documents/makalah-mengenai-aspek-bisnis-dibidang-teknologi-informasi.html
http://iqbalhabibie.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/folder/0.4